La correspondencia

El Tratamiento de la Correspondencia


Se trata de estudiar la mejor forma de proceder al envío de cartas, notas y tarjetones, en definitiva de la correspondencia de los altos ejecutivos y personal de la empresa, la cual debe cuidarse al extremo, ya que en ellas de alguna manera viaja la imagen externa. Una carta inadecuada es negativa para la empresa, y un documento cuidado en su texto y formato contribuye al buen nombre y prestigio de la institución.

De esta manera, es preciso tener en cuenta una serie de parámetros que se deben usar siempre dentro de la unidad de actuación de la empresa. Ya que las cartas, sobres, etc. tendrán un mismo logo, color, etc. formando parte de la identidad corporativa, se deberán de tener en cuenta los Márgenes, los tratamientos, los saludos, la colocación de la dirección, etc.

Será necesario también el registro lógico y archivo de las cartas emitidas y recibidas, porque en muchos casos formarán parte del dossier de un acto.

Hay que distinguir entre el tipo de carta que se va a enviar, pues, con el mismo asunto, no es lo mismo escribir a una persona que no conocemos de nada, que a una persona que hemos tratado algo, que a una persona que resulta ser un íntimo amigo, el tratamiento es distinto, sin duda.

En primer lugar, consideramos conveniente el personalizar las cartas, lo cual se puede realizar de manera sencilla ganando en acercamiento y es bastante común para querer personalizar una carta el escribirla en el ordenador toda ella, excepto la entrada y el saludo:

                Querido amigo Juan: (escrito a mano)

                               Ggjkgjkgkgjkgjkgkgkgkgkg

                               Jgkgkgkglgljllgljglglgjgljgjlgl

                               Hjkgkjgjkgkggjkgkjkgjkgkgll

                               ( texto escrito en ordenador)

                               Recibe un fuerte abrazo (a mano)

                                 

                                               Rúbrica personal

                                               (Nombre en ordenador)

Las cartas corporativas

El texto de la correspondencia de los altos ejecutivos debe cuidarse, incluso en las cartas comerciales. El modelo tradicional de carta comercial, de lenguaje muy seco y reducido, sin fórmulas de cortesía, no debe aplicarse. De alguna forma esta correspondencia debe cuidar la retórica y las fórmulas de cortesía actualizadas.

Las cartas de relaciones institucionales han de cuidarse, igualmente, procurando siempre una entrada de saludo, el desarrollo de lo que motiva la carta y una despedida cordial.

El formato

Las cartas de los altos ejecutivos deben responder en su soporte y formato a la Identidad Corporativa. Igualmente, deben responder a las siguientes características protocolarias:

  • La fecha irá en la parte superior del texto, justificado a la derecha, y por encima de los datos del destinatario.
  • A continuación, y justificado a la izquierda y en negrita, irán los datos del destinatario, comenzando por el tratamiento y cargo, seguido del nombre con el Don o Doña delante, la dirección, y en una misma línea el código postal y la población.
  • Por debajo, y dejando una cierta separación, el tratamiento de introducción a la carta, seguido de dos puntos (en cartas dirigidas a personas de confianza o conocidas, puede hacerse de puño y letra del remitente, o añadir de puño y letra otro tratamiento; ejemplo: “Excelentísimo Señor Ministro” y ,añadido a mano, Estimado amigo Pepe. En estos casos la despedida de la carta debe recoger algún texto manuscrito breve). Si no tuviera un tratamiento como Excelentísimo Señor o Ilustrísimo Señor, se utilizarán fórmulas como “Estimado Señor”, “Distinguido amigo”, “Distinguido Señor”.
  • Con una mínima separación le seguirá el texto de la carta.
  • Tras la despedida (que igualmente con destinatarios de confianza o conocidos puede sustituirse por una despedida escrita a puño y letra por parte del remitente; también a la despedida mecanografiada, pueden añadirse algunas letras de puño y letra).
  • Firma del remitente. Si en el formato del folio, en la parte superior, figura en letra de imprenta el cargo y nombre del remitente, sólo se firmará sin poner en letra de ordenador el nombre y cargo.
  • Las cartas de presidente  de la empresa o de sus mas altos ejecutivos, podrían distinguirse, además del soporte y diseño general, en el tipo de letra, que debería ir en cursiva y sin justificar en el margen derecho.estructura de carta.png

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Las reuniones de trabajo

Las Reuniones de Trabajo


Las reuniones programadas desde las áreas de los altos ejecutivos también precisan de preparación y de protocolo. Estos encuentros se planifican desde la obligatoriedad de hacerlas en una determinada sala y una mesa en concreto (que ofrece menos posibilidades) o desde la libertad de poder disponer la mesa más adecuada para los objetivos del acto. En este sentido, es muy deseable que el mobiliario destinado a las salas de reunión sea modular, a los efectos de poder montar mesas acorde con las circunstancias de cada caso.

Preparación de la mesa de reuniones

La mesa debe prepararse previamente, de acuerdo con las características de la reunión. En primer lugar, si la mesa es de una pieza única y de materiales nobles, no debe recubrirse. En caso contrario, debe taparse mediante una tela de color que puede ser con el color corporativo.

Sobre la mesa han de disponerse los siguientes elementos:

  • En el centro del espacio reservado a cada asistente en la mesa, se dispondrá la documentación, y encima de ella el orden del día (en folio o en tarjetón, dependiendo de la extensión).
  • A su derecha, un tarjetón con el nombre y apellidos del asistente que ocupará esa plaza (sirve para indicarle que ese puesto es suyo).
  • Si hubiera un regalo, igualmente a la derecha, tras el tarjetón.

 A la derecha, y algo más alejado de la silla, un vaso ancho y bajo y una botella de agua mediana, con la chapa abierta, pero colocada encima (la botella siempre a la derecha). Si no se pone bandeja, han de colocarse sendos posavasos absorbentes. Si se desea poner además de agua algún refresco, se colocarán todas las botellas de bebidas (tamaños pequeños) juntas, sobre una pequeña bandeja, que contendrá igualmente una servilleta de papel, un abrebotellas y un vaso.

 En la posición central, tras la documentación, un letrero de fácil visión para el resto, con el apellido del asistente que ocupa la plaza y el tratamiento de Sr. por delante.

 Al lado derecho de la documentación, un bolígrafo o lapicero. Al lado izquierdo, un bloc de notas (en caso de no haber bloc, se ofrecerán folios o cuartillas en blanco). Para no llenar demasiado el espacio, en caso de dar folios se pueden meter en una carpeta (vale de papel, con el anagrama de la entidad, y encima de los folios en blanco el orden del día).

 En algunas reuniones de nivel, donde los asistentes no se conocen, es conveniente añadir un tarjetón con el croquis de la mesa e indicando quién se sienta en cada lugar, especificando nombre, apellido y cargo (confiere más seguridad). Pero en este caso, no debe haber fallos en el protocolo de los asientos.

 Si la mesa fuera muy grande, y muchos los asistentes se recomienda colocar micrófonos individuales sin cables (o con los cables por debajo de la mesa) para que no molesten.

Es costumbre en algunas empresas colocar un platito con caramelos, pero se entiende que no es adecuado, ya que en una reunión es incompatible hablar y comer caramelos.

Suele disponerse igualmente, recipientes colocados estratégicamente a lo largo de la mesa (sirva para tirar papeles u otros desperdicios, pues de no haberlo quedarán sobre la mesa, o en los ceniceros, lo que supondría una molestia para los fumadores).

Las mesas de reuniones no suelen llevar adorno alguno y suelen ser anchas, para permitir ofrecer más espacio a cada asistente, a los efectos de que pueda desplegar cómodamente sus papeles y documentación.

En determinadas reuniones son necesarios otros medios audiovisuales como el vídeo, proyector de transparencias o de diapositivas, ordenador con cañón de proyección,  cuya pantalla se colocará en una posición que puede ser vista por todos (para estos casos la mesa en forma de “U” invertida es la más razonable). Lo mismo para la pizarra en caso de ser necesario.

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Salas de espera

Las Salas de Espera


La sala donde las visitas aguardan el inicio de la entrevista ha de cuidarse en su aspecto externo, dado que es un espacio habilitado para hacer más discreta y agradable la espera de una visita. Durante esos minutos en los que el visitante aguarda el momento de acceder al despacho, que suelen hacerse largos, hay tiempo suficiente para fijarse en todo. Hay muchas personas que recuerdan mejor cómo era la Sala de Espera de una determinada empresa, que el propio despacho principal.

Por término general, la sala es pequeña y debe ofrecerse para una solo visita y no para varias al mismo tiempo. Debe de tener luz suficiente y una decoración sencilla. Es recomendable que disponga como mínimo de uno o varios sofás (de los que no hunden) o sillas confortables, así como una mesa baja, sobre la que se colocarán los periódicos del día y otras publicaciones.

Igualmente, debería tener un pequeño mueble donde pueda habilitarse un sencillo juego de café, por si fuera necesario ofrecer el mismo durante la espera prolongada. Debe cerrar el mobiliario un pequeño expositor de publicaciones o catálogos de la entidad, así como un teléfono con acceso al exterior (por si fuera necesario ofrecerlo al visitante).

Otra fórmula de sala de espera, más sencilla, pero que cuenta con gran aceptación, se basa en la colocación de una mesa redonda noble y varias sillas alrededor, cuestión que permite al usuario sentarse cómodamente y apoyarse sobre la mesa, ya sea para leer el periódico o repasar la documentación que precisará en la reunión.

Lo normal y cortés es que la sala de espera sea un mero tránsito de pocos minutos, el equivalente al tiempo que necesita la secretaria para avisar al directivo de que la visita ya está preparada. Por ello, no es habitual ofrecer café (si se ofreciera en ese momento, estaríamos indicando de forma indirecta que se va a demorar la entrevista, pues de lo contrario no tendría tiempo para tomarlo), ni que personal alguno acompañe al invitado. Sin embargo, en ocasiones el inicio de la entrevista se demora por diferentes causas, y ello obliga a desarrollar determinadas acciones que hagan más llevadera la tardanza.

En estos casos, la secretaria ha de advertir de la demora (“el señor director ha tenido un incidencia y tardará en llegar unos diez minutos”) y en consecuencia ofrecer un café, un refresco o similar. Si en la propia sala estuviera dispuesto el mini-bufé, la secretaria le servirá. Si no fuera así, lo traerá o lo encargará al responsable de turno. Igualmente, ofrecerá el teléfono al interesado, por si desea ajustar su agenda o avisar a alguien de posibles retrasos posteriores.

La cuestión se complica algo más, cuando la anunciada tardanza se prolonga más de 15 ó 20 minutos. El buen oficio de la secretaria juega un papel fundamental en estos casos, aunque la espera exagerada no suele gustar a nadie. Debe de evitarse y si se prevé una tardanza superior a los veinte o treinta minutos lo más considerado es aplazar la entrevista (si da tiempo avisando con antelación) o comunicando la circunstancia en el momento de la llegada.

Durante la espera no es conveniente recurrir a fórmulas como “no se preocupe que en breve comenzará la entrevista”, sino se tiene la certeza absoluta al respecto. Sin embargo, tampoco conviene dejar pasar mucho tiempo sin que nadie concurra por la Sala. Lo normal es que pasados diez minutos, la secretaria concurra para informar y pedir si precisa de algo.

No es conveniente que en las esperas prolongadas se decida pasar al invitado al despacho (cuyo titular no está) donde se celebrará la entrevista, pues resulta más incómodo para el visitante.

En ocasiones la espera se efectúa en la propia sala donde posteriormente se celebrará la entrevista o  reunión. En este caso, se indicará previamente el asiento que ocupará para la citada entrevista y se le ofrecerá un café o similar.

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Entrevistas en despachos

LAS ENTREVISTAS EN LOS DESPACHOS


Todo es imagen y los momentos en que una persona acude a un despacho a una entrevista hasta que llega y se sienta, realiza la entrevista y se marcha, todo son momentos que se pueden aprovechar para trasladar la imagen de eficacia y profesionalidad que quiere transmitir la empresa.

Entendemos como ENTREVISTAS al encuentro de un alto directivo con una o varias personas, generalmente externas, y que se celebra normalmente en su despacho. Surge la entrevista como consecuencia de una cita previa y a petición de una de las partes. Aunque indudablemente no es lo mismo que la entrevista sea promovida por una u otra parte pero a efectos protocolarios se dará el mismo tratamiento.

En el capítulo dedicado a las visitas y su recepción, ya se desarrolla ampliamente cómo han de ser recibidas las personas que acuden a una entrevista o reunión con los altos responsables. En virtud al nivel que se confiere al visitante se actuará de una forma u otra en la manera de recibirlo, pero una vez que ha llegado al área del Ejecutivo en cuestión se seguirán dos criterios: O accede directamente al despacho (caso de los niveles “excepcionales” o “VIP”) o pasa previamente por la sala de espera.

ACCESOS DIRECTOS  A LOS DESPACHOS.

Si no va a pasar por la sala de espera y accede directamente al despacho, una vez que desde la Recepción se comunica a la Secretaría que la visita se dirige hacia la planta en cuestión, la responsable de dicha Secretaría advertirá al directivo de la llegada inminente de la visita. Éste esperará en su despacho, con la puerta abierta.

La persona responsable de secretaría acudirá a recibir la visita en el límite del área de su Dirección (puerta de acceso al área, salida del ascensor, etc.) y tras dar la bienvenida acompañará al visitante hasta la puerta del despacho.

Al llegar a la puerta, anunciará la llegada de la visita (con frases como ésta: “Señor director, está aquí D. Carlos Rodríguez”, retirándose hacia atrás para dejar pasar a la persona que acude a la entrevista. En ese momento, cerrará la puerta, quedándose en el exterior.

ACCESO DESDE LA  SALA DE ESPERA

Cuando la persona que viene del exterior esté previsto que pase previamente por la Sala de Espera, se actuará de forma parecida, si bien la secretaria, tras recibir, acompañará hasta la Sala de Espera, donde informará al interesado (“Tome asiento, si lo desea. Enseguida le atenderá el señor Presidente”). Cuando la entrevista vaya a iniciarse, la secretaria acudirá a la Sala de Espera, pedirá al interesado que le acompañe y le llevará hasta la puerta del Ejecutivo, que estará abierta, actuando igual que en el caso anterior.

En determinadas ocasiones es aconsejable que el propio director acuda a la Sala de Espera para saludar al visitante e invitarle a pasar a su despacho, especialmente cuando la entrevista se ha demorado con respecto a la hora prevista.

Desarrollo de la entrevista en el despacho

La entrevista del ejecutivo con su invitado o invitados normalmente se celebra fuera de la mesa habitual de trabajo. Se utiliza para ello los sillones situados en el propio despacho o mobiliario parecido, o en su ausencia en una mesa redonda o rectangular prevista para estas situaciones. Dicha mesa ha de estar limpia de papeles (salvo los que se precisaran para la reunión).

Cuando el invitado accede al despacho, y tras el saludo que será de pié, el anfitrión indicará el asiento que debe de ocupar. El ejecutivo ha de tomar una posición que le permita controlar el acceso de la puerta que conecta con la secretaría, así como la puerta principal, y ha de estar próximo a un teléfono, por si recibe una llamada de urgencia no tenerse que levantar (aunque se procurará no pasarle llamadas, salvo estricta urgencia o necesidad).

Si la entrevista se prevé de una duración superior a los 10 minutos, tras un primer tiempo de salutación e intercambio de frases, lo cortés es que el anfitrión ofrezca tomar algún café o refresco, y en caso de aceptación advertir a la secretaría, mediante timbre o teléfono, de tal circunstancia. El servicio ha de efectuarse de forma rápida, para no interferir en exceso.

Interrupciones necesarias

Lo normal es que la entrevista no sea interrumpida en momento alguno. Sin embargo, en ocasiones no queda más remedio. Analicemos a continuación algunas de estas situaciones que pueden ocurrir:

Teléfono directo

Durante la conversación con el invitado, suena el teléfono directo del ejecutivo. En este sentido, sería muy aconsejable que los teléfonos directos sonaran sólo una vez (pitido suave) y pasaran luego a modo de silencio. De esta forma la interrupción sería menor, y el anfitrión tendría más libertad para decidir si coge o no el aparato.

En caso de que tuviera que atender la llamada, pedirá disculpas, tomará el aparato y procurará resolver con prontitud, pidiendo a su invitado que permanezca en su sitio. Cuando hable lo hará con discreción para no incomodar al visitante. Si la conversación tuviera visos de prolongarse, lo normal es advertir al interlocutor de la circunstancia y solicitarle que la conversación se reanude finalizada la entrevista.

Si por costumbre el teléfono directo sonara muy habitualmente, lo aconsejable es desviar el mismo a la secretaría.

Llamada a través de secretaría

Ahora es desde la secretaría que comunican por la línea interior de la existencia de una llamada externa que debe atender el ejecutivo. En este caso, dependiendo del interlocutor, grado de confidencialidad de la llamada u otras circunstancias, el anfitrión contestará a la llamada desde la posición que ocupa en la entrevista (si el teléfono estuviera al lado, que siempre es recomendable) o pediría disculpas y saldría a la secretaría o a otra sala para responder, excusándose de la mejor forma. Al igual que en el caso anterior, debe resolver con prontitud. Si por cualquier circunstancia se demorase, la secretaria debe acceder al despacho y advertir de la circunstancia al invitado.

Llamada para el visitante

En este caso, en la secretaría del anfitrión se recibe un aviso de cierta urgencia para el invitado. Si advertida la circunstancia, la secretaría considera que el aviso ha de transmitirse inmediatamente, se actuará de la siguiente manera: El responsable de la secretaría accederá al despacho y, tras pedir disculpas, se dirigirá al interesado explicándole la circunstancia. El anfitrión ofrecerá las máximas facilidades (pedirá que le pasen la llamada a su teléfono, que salga un momento, etc.).

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Tratamiento de despachos

El tratamiento de los despachos.


El objetivo de este capítulo es facilitar una serie de reflexiones que permitan  atender a cualquier persona que acuda a un despacho debidamente y con toda la cortesía que merece.

La reflexión nace en las tres distintas cosas que se hacen en un despacho y por tanto aplicarlas al espacio más adecuado para ello:

En un despacho :

  1. Se trabaja de manera individual
  2. Se trabaja con otras personas
  3. Se reúne con otras personas en visitas de cortesía donde hay una relación social.

Parece lógico pensar que cada cosa se realice en el sitio más adecuado facilitando así el objetivo de ese “acto” que se está celebrando.

De manera standard, se deberá seguir esta tabla:

Para el trabajo individual Mesa de despacho
Para el trabajo  con alguien de “casa” Mesa de despacho o mesa de reunión
Para el trabajo con alguien de fuera Mesa de reunión
Para  visitas de cortesía Sofá o sillones de descanso

ESPACIO DE TRABAJO INDIVIDUAL: Mesa de trabajo

En la mesa de trabajo se estará con el ordenador, teléfono, etc. instrumentos todos de trabajo, siendo por lo tanto el espacio ocupado para trabajo y atención a personas de la casa que van a despachar.

Si estas personas pertenecientes al grupo, acuden al despacho de un directivo con papeles para confrontar o enseñar, con el objeto de facilitar  dicho  trabajo a realizar, se acudirá a la mesa de reunión.

ESPACIO DE TRABAJO EN GRUPO: Mesa de reunión

Se trata de una pequeña mesa que se utiliza cuando viene alguna persona de fuera con el objeto de trabajar con papeles, etc. Resulta más cómodo el trabajar en esta mesa, situándose el titular del despacho en el sitio que según el salón, domine en mayor medida toda la sala, y ocupando el lugar de enfrente o el de al lado la persona visitante dependiendo de la relación de cercanía que se tenga.

ESPACIO PARA VISITAS DE CORTESÍA O DE DESCANSO: El sofá y/o sillones

Para aquellas visitas de cortesía al despacho en las que no se van a utilizar documentación, etc. resuelve mucho el disponer de un sofá con una mesita de centro, en donde se recibirán a aquellas personas a las que se las quiere tratar con una cierta cercanía.

Se tendrá en cuenta en todo momento, las interrupciones telefónicas, los ofrecimientos de café, etc.

Somos conscientes que en muchos casos, no se dispone en los despachos de estos tres espacios determinados. NO IMPORTA.

Búsquese el sitio más adecuado, incluso pudiendo salir a tomar un café al sitio más cercano con esa visita de cortesía o buscar una sala de reuniones fuera del despacho para las reuniones de trabajo, pero no es buena idea el recibir a alguien enfrente de la mesa individual de trabajo donde tenemos todos los papeles, a la vista, etc.

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El próximo lunes continuaremos con las PÍLDORAS PROTOCOLARIAS del Manual Interno de Protocolo en la Empresa

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¿Etiqueta o disfraz?


Ayer leí un buen análisis realizado por la ex alumna de la Escuela Internacional de Protocolo Mayra Alvarez, a la cual, por cierto, desde aquí mi enhorabuena por esa nueva andadura en la docencia del protocolo deseándole el mejor de los éxitos,  en su blog: protocolo y etiqueta, publicado en el  ABC y de la que todos nos sentimos orgullosos, que titulaba “Cuando la etiqueta se la salta un rey” (http://abcblogs.abc.es/protocolo-etiqueta/2016/08/18/cuando-la-etiqueta-se-la-salta-un-rey/)  comentando la asistencia del Rey Emérito Juan Carlos I, EN REPRESENTACIÓN DEL ESTADO ESPAÑOL, al acto de toma de posesión del Presidente de la República Dominicana, Danilo Menendez, con una etiqueta no adecuada.

Se da el caso de que, todos los asistentes, por petición de los servicios de protocolo de la república dominicana, debían acudir vestidos estrictamente de blanco y con corbata negra.

SM El Rey acudía, como ya he subrayado en mayúsculas, en representación del Jefe del Estado Español Rey Felipe y efectivamente no acudió con el traje blanco solicitado sino con un traje gris y, eso si, con la consabida corbata negra.

La verdad, me ha sonado raro, eso de “ir todos de blanco” y me he puesto a mirar otras posesiones no solo en la República dominicana sino en toda Iberoamérica, pues si bien estoy muy de acuerdo con las etiquetas marcadas por el folclore y la cultura, creo que hay que tener cuidado con “los disfraces”.

En el año 2012, acudió a la toma de posesión del mismo presidente Danilo Menendez de su primera legislatura, el entonces Príncipe de Asturias designado por Real Decreto  firmado por el Rey Juan Carlos,para representar a España.

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En aquella toma de posesión, se había pedido también e que los asistentes fueran vestidos de blanco y aqui podemos ver al Príncipe Felipe “saltándose” la etiqueta establecida.

AQUÍ MI ANÁLISIS.

 El entonces Príncipe de Asturias y el actual Rey emérito D. Juan Carlos, decidieron no someterse a una exposición pública ante la ciudadanía española en acto en el que representaban al País.

Me surgen muchas preguntas y no quiero pensar si acudiesen a una toma de posesión de un país africano en el que la costumbre cultural totalmente respetable, exigiese una  etiqueta en la que la prenda principal fuese un  taparrabos.¿Diríamos que se han saltado la etiqueta? ¿ Hay que someter a ello en un entorno de relación internacional? y sobre todo, ¿ de verdad puede alguien pensar que es una falta de respeto no uniformarse de manera caprichosa?

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Mas preguntas: ¿ Cuando se acude a una toma de posesión de un país árabe hay que vestirse con la consabida chilaba?

Y más.  ¿Hay que prescindir de la costumbre cultural  del país de cada uno por una petición de otro país?

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Una cosa son las costumbres culturales de los países y otra muy distinta es que los mandatarios internacionales se vean obligados a “disfrazarse” según las apetencias del país anfitrión.

No. No creo que D. Juan Carlos se haya saltado la etiqueta,sino que ha optado por un traje adecuado para la ocasión y que, sin faltar al respeto, no se ve obligado a someterse a una exposición pública que pudiera perjudicar su imagen y por tanto la imagen del país al que representa.

Buena, MUY BUENA la decisión del entonces Príncipe de Asturias y del actual Rey Emérito con la vestimenta elegida.

Desde luego, lo que si me parece un error es la nota de protocolo emitida por el protocolo de la República en la que se anuncia que NO SE PERMITIRÁ LA ENTRADA a aquellos que no lleven la etiqueta pedida. ESO SI QUE ES UNA FALTA DE CORTESÍA. Evidentemente, no lo pudieron cumplir.

Todo ello desde mi humilde opinión, claro.

El área de presidencia

El área de presidencia de la empresa


La protocolización de la empresa no pasa solamente por preparar y organizar debidamente aquellos actos en los que participa la empresa, sino planificar el funcionamiento de determinadas áreas de la empresa que tienen proyección externa y que pueden determinar claramente la imagen que los públicos que acceden a ella puedan tener de la misma.

El protocolo más recomendable a seguir en el Área de la Presidencia y de los altos directivos pasa por cuidar con detalle las relaciones de sus ejecutivos con los distintos públicos (entrevistas, correspondencia, teléfono) y con el personal adscrito a los mismos, así como en la preparación concienzuda de los actos que en aquellas zonas se celebran y la determinación de unas pautas lógicas de funcionamiento que contribuyan a la buena imagen corporativa en el exterior.

Hay que entender todas las acciones que se realizan en las zonas de la empresa, con cualquier público como si de actos se tratara en cuanto a su planificación y ejecución.

El personal de secretaría

Las distintas personas que trabajan en los gabinetes y secretarías de los altos  han de guardar ciertas formas y maneras que contribuyan a la buena imagen de la entidad y de su correspondiente “jefe”.

He aquí algunas consideraciones que pueden ser de utilidad:

Etiqueta

Han de acudir al trabajo vestidos adecuadamente teniendo en cuenta su papel de representación y filtro de las entrevistas de sus responsables. Como norma general, se utilizarán vestidos sencillos y cómodos acordes con las horas de trabajo que se pasa en la oficina. Deben llevar pocas joyas o alhajas. Falda o pantalón es indistinto en los tiempos actuales, pero siempre con un toque de elegancia y de sencillez. En el caso de los hombres, el traje y la corbata son las prendas más idóneas (aunque hoy existe una creciente tendencia a prescindir de la corbata en determinadas situaciones), y en las mujeres traje-chaqueta con falda o pantalón y maquillaje discreto. El personal de secretaría no ha de llamar la atención por su forma de vestir.

En la oficina

Se procurará mantener la oficina de la secretaría con cierto orden hasta donde las posibilidades del trabajo lo permita. No es conveniente que sobre la mesa de trabajo se tome café, o bebida alguna (incluso agua) o refrigerio alguno, destinándose otra sala para tal fin si fuera posible, u otra zona discreta del mismo despacho.

Confidencialidad

La oficina de la Secretaría forma parte de la zona reservada a la confidencialidad del alto ejecutivo, por lo que se evitará entrada de personas externas al área, se protegerán documentos y escritos y se evitará hablar por teléfono o personalmente de cuestiones que afectan a la vida interna de la Secretaría en presencia de terceras personas.

Acceso al despacho principal

Accederá al despacho principal de su “jefe” a través de la puerta principal o puerta interior tras llamar suavemente, y siempre que se esté autorizado o no haya visita alguna (salvo razones de fuerza mayor). Procurará llamar siempre de la misma forma.

Labor de filtro

La Secretaría es un servicio de apoyo al alto ejecutivo. Entre otras funciones actúa como filtro de llamadas y visitas del exterior y del interior. Por ello es fundamental conocer con precisión la agenda, las formas de tratamiento que desea el superior, tomar buena nota de todos los recados y cursarlos oportunamente, y no asumir más compromisos de agenda en la atención externa que para los que tenga autorización.

Seguiremos en sucesivos post hablando de cuestiones del área de la presidencia de la empresa.

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